どの会社にも、一つはあると思います。作った本人しか中身が分からず、その人が休むと数字が出ないファイル。まず申し上げたいのは、そのファイルは悪者ではない、ということです。必要だったから作られ、実際に何年も業務を支えてきました。
最初にやることは、作り直さないこと
よくある失敗は、いきなり新しい仕組みに置き換えようとすることです。中身を知っている人の協力が得られないまま進めると、旧ファイルと新ファイルの二重運用が始まり、かえって仕事が増えます。
最初の一歩は、いまのファイルをそのままに、「どこで何を計算しているか」を書き出すことです。これだけで、属人化の大半は解消に向かいます。
書き出す項目は三つで足ります
①どのシートに何を入力するか。②どの数字がどこから来ているか。③月に一度など、手で直している箇所はどこか。この三つを一枚にまとめたものが、そのまま手順書の土台になります。
そのうえで、壊れやすい箇所や手作業の多い箇所だけを少しずつ直していく。この順番なら、現場の仕事を止めずに進められます。
書き出しの段階からお手伝いできます。お困りの方はお問い合わせください。