支援事例

課題

業務の拡大にあわせて集計用のファイルが増え続け、どれが最新か分からない、修正すると別の場所が壊れる、という状態になっていました。

実施したこと

既存の集計ファイルを解析したうえで、効率よく保守しやすい形に再構築しました。ダッシュボードの整備、通知の整理、申請ワークフローの構築、担当者への引き継ぎまで対応しています。

変化

集計作業の時間が短くなっただけでなく、仕組みを触れる人が増えました。

課題

Microsoft 365上で動くレジ締め・発注・仕込み表の仕組みがありましたが、計算の中身を把握しているのが一人だけで、その方が不在だと業務が止まる状態でした。

実施したこと

現状の計算ロジックを解きほぐして可視化し、第三者が保守できる形のドキュメントを整備しました。月数時間のIT顧問として、定期的な技術的助言も続けています。

変化

仕組みの中身が文書として残り、担当者以外でも内容を追える状態になりました。作り替えるのではなく、今の仕組みを引き継げる形にすることを優先しています。

課題

見積書・予算書・実績報告書がそれぞれ別のファイルで管理されており、担当者ごとに書式も計算方法も異なっていました。同じ数字を何度も打ち直す作業が発生し、転記ミスの確認にも時間がかかっていました。

実施したこと

既存の帳票を分析し、入力・計算・出力を分離した構造に作り直しました。あわせてグループウェアとのデータ連携を構築し、試作版での運用テストまで行っています。

変化

一度入力した数字が各帳票に反映されるようになり、転記と再集計の手間が減りました。書式が揃ったことで、誰が作っても同じ形の書類が出せる状態になっています。